Wie wir unsere vielen Projekte mit Scrum organisieren

Jeder der schon bei uns war, kennt sicher unsere Lego-Wand. Neben den lustigen Lego-Figuren befinden sich hier unsere laufenden Projekte. Wie wir unsere Lego-Wand zur Projektplanung verwenden und wie wir mehr als 20 Projekte parallel organisieren, erfahrt ihr in diesem Blogartikel.

Die Lego-Wand – Warum verwenden wir Spielzeug um unsere Projekte zu organisieren?

Jeder von euch kennt die bunten Plastiksteinchen und hat als Kind gern damit gespielt. Die große Farbpalette ist für uns auch praktisch: Für die Zuordnung der Projekte verwenden wir die unterschiedlichen Farben der Lego-Steine. Jedes Projekt hat seine eigene Farbe, die ebenfalls in unserem online Projektmanagement-Tool Asana so abgebildet ist. Um den Überblick über die Vielzahl an Projekten zu behalten, sind die Projekte in auf einer Lego-Matrix nach ihrer Detail-Ebene und Anzahl an Disziplinen kategorisiert. Projekte, die viele unterschiedliche Disziplinen beanspruchen, sind weiter rechts platziert. Die Detailtiefe der Projekte pro Disziplin nimmt nach unten weiter zu.

Lego-Matrix
Unsere Lego-Matrix nach Disziplinen und Detailtiefe

Jeden Montagvormittag treffen sich alle Projektmanager und Entwickler vor der Lego-Wand, um ihre Woche im Sprint Planning zu organisieren. Dabei ist unser Ziel die anstehenden Aufgaben unserer Projekte optimal zu priorisieren und an unsere Entwickler zu vergeben. Die Lego-Wand hilft während der Besprechung bei der Visualisierung der Ressourcen. So können wir im Gespräch einfach Lego-Steine platzieren und bei Bedarf umsetzen oder entfernen. Am Ende entsteht die Planung als ein Bild aus bunten Lego-Steinen. Auf der linken Seite stehen unsere Lego-Figuren und rechts sind die entsprechenden Projektsteine platziert. Die Lego-Wand ist so jederzeit sichtbar und beim Vorbeigehen sehe ich, woran meine Kollegen gerade arbeiten.

Sprint Lego-Wand
Unsere Sprint Planning Lego-Wand

Neben der digitalen Strategieberatung unterstützen wir auch viele Unternehmen bei der Umsetzung. Angefangen von einfachen Webseiten (wie die LBP-Anwälte) über Shops bis hin zu individuellen Lösungen, wie zum Beispiel den Recaro-Stream (Kommunikations-Marktplatz).

2015 haben wir angefangen verstärkt Entwickler im eigenen Haus anzustellen. Mit dem Ausbau unseres Entwicklerteams stehen wir auch mit unserer Organisation und unseren Abläufen vor neuen Herausforderungen. Übrigens, suchen wir noch Entwickler, die diese Herausforderungen gemeinsam mit uns meistern wollen.


Wie verwenden wir Scrum, um unsere Projekte zu parallelisieren?

Scrum ist eine agile Projektmanagement Methode, die aus der Softwareentwicklung entstanden ist. In dem kurz gehaltenen Scrum Guide sind alle Regeln von Jeff Sutherland Ken Schwaber zusammengefasst. Scrum ist primär für die Entwicklung eines einzelnen Produktes bestimmt, deshalb haben wir es für unsere Prozesse entsprechend angepasst. Wie wir Scrum verwenden und wie sich damit viele Projekte gleichzeitig managen lassen erfahrt ihr jetzt.

Service Sprint – Um bei vielen laufenden Projekten nicht den Überblick zu verlieren, haben wir zwei parallele Sprints. Der erste Sprint wird auf Wochenbasis geplant und enthält alle Projekte, die bereits live sind und von uns weiter gepflegt werden. In diesem Sprint werden anfallende Bugs und Weiterentwicklungen der Projekte koordiniert. Mit einer sehr kurzen Sprintdauer von einer Woche sind wir auf täglich neue Probleme oder Anforderungen eingestellt und können entsprechend handeln.

Entwicklungs Sprint – In einem zweiten Sprint, der dem klassischen Scrum Prozess näher kommt, liegt der Fokus auf Produktentwicklungen. Mit einer Sprintdauer von zwei Wochen werden hier Entwicklungen von ein bis maximal drei Projekten parallel geplant. Solange sich ein Projekt im Entwicklungsstand befindet und noch nicht online gegangen ist, wird es in diesem Sprint bearbeitet. Diese Trennung hat den Vorteil, dass der Schwerpunkt in diesem Sprint auf der Entwicklung liegt und nicht von auftretenden Fehlern von Projekten im laufenden Betrieb gestört werden kann. In unserem online Projektmanagement-Tool Asana organisieren wir die einzelnen Tasks in einem Scrum Board.

Asana Board
Unser online Projektmanagement-Tool Asana

Die Verwendung von zwei parallelen Sprints ist auch unsere größte Anpassung an Scrum. Die in Scrum bekannten Ereignisse (Daily, Planning, Review, Retrospektive) haben wir nur mit kleinen Änderungen übernommen.

Aufgrund der Aufteilung unserer Entwickler auf mehrere Standorte (Karlsruhe, Barcelona), versuchen wir alle bestmöglich in unsere Abläufe zu integrieren. So findet unser Daily Scrum beispielsweise in einem separaten Channel im Messenger Slack statt. Hier beantwortet jeder Entwickler täglich die folgenden drei Fragen:

  • Was habe ich gestern erreicht?
  • Was werde ich heute erledigen?
  • Welche Probleme oder Hindernisse stehen mir im Weg?

Die anderen Scrum Ereignisse (Planning, Review, Retrospektive) finden gemeinsam in einem Google Hangout statt.

Ich hoffe, ich konnte euch mit diesem Beitrag einen guten Einblick in unsere Projektorganisation und die Integration von Scrum in unsere Prozesse geben. Wer mehr über unsere Lego-Wand erfahren will, kann sich den Vortrag – Ressourcenplanung mit LEGO von Stephan aus einem unserer Feierabende anschauen. Wir denken mit diesem Ansatz einen guten Weg für uns gefunden zu haben. Aber auch wir versuchen uns ständig weiterzuentwickeln und unsere Prozesse an die sich schnell ändernde digitale Welt anzupassen. Wenn du Fragen oder Anregungen hast, kannst Du mir gerne ein Kommentar hinterlassen.

Mehr Webwissen von uns findest du hier.

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