Wie sieht die perfekte Aufgabenbeschreibung aus?

Wir arbeiten gemeinsam mit unseren Kunden an vielen spannenden Projekten gleichzeitig. Um dabei den Überblick zu behalten, sind die Kommunikation und das Verständnis von Aufgaben extrem wichtig. Denn erst wenn ein Problem richtig beschrieben ist, kann es auch gelöst werden. Damit das klappt, stelle ich euch im folgenden Artikel die perfekte Aufgabenbeschreibung vor. Eilige kommen hier gleich zum Cheat Sheet.

Unser Projektmanagement-Tool der Wahl ist Asana: Es ist direkt, organisiert und immer online, genau wie wir. In Asana arbeiten wir parallel an einer Vielzahl von komplexen Projekten oft auch gemeinsam mit unseren Kunden. In jedem Projekt entstehen täglich neue Aufgaben, die auf der einen Seite koordiniert und auf der anderen Seite verstanden und gelöst werden sollen. Das zuweisen von Aufgaben in Asana ist mit einem Klick denkbar einfach. Das Verstehen einer Problemstellung erweist sich hier oft als Herausforderung.

Man muss davon ausgehen, dass derjenige der die Aufgabe lösen soll, meistens weniger Hintergrundinformationen kennt und sich erst mit der Thematik auseinandersetzen muss. Um diese Informationen standardisiert zu übermitteln, haben wir eine Vorlage für die Aufgabenbeschreibung entwickelt.

In drei Schritten zur perfekten Aufgabenbeschreibung

Alle Sektionen sind optional, außer Problem und Ziel. Eine Aufgabenbeschreibung besteht immer aus einem Problem und einem Ziel. An dritter Stelle können weiter Informationen zur Vorgehensweise oder Hintergrundinformationen gegeben werden. Es ist darauf zu achten wortreiche Sätze zu vermeiden, denn andere müssen das alles lesen.

  1. Problem
  2. Jede Aufgabe hat eine Problemstellung aus der sich eine Aufgabe ergibt. Unter dem Punkt Problem werden die Probleme unter Listenpunkten aufgetragen. Jedes Problem hat seinen eigenen Listenpunkt. Dabei ist es wichtig das tatsächliche Problem zu beschreiben und nicht den Effekt, den es eventuell auf etwas hat. Nichts außer dem Problem soll gelöst werden.

    Im folgenden Beispiel wird das Problem beschrieben. Dabei wird nur das Problem und nicht die Ursache, wie z.B. die doppelte Verwendung von Kategorien erklärt.

    Asana Aufgabe Problem
    Beschreibt die Problemstellung, nicht den Effekt.

  3. Ziel
  4. Das Ziel sollte, genau wie das Problem, klar definiert sein. Es sollte keine Details, sondern nur eine kurze Beschreibung des Ziels enthalten. Es können wie beim Problem auch, mehrere Ziele aufgelistet werden, die klar voneinander getrennt sind. Während der Umsetzung sollte die Lösung immer wieder mit den Zielen abgeglichen werden.

    Im Beispiel wird das Ziel klar und einfach beschrieben. Es wird nicht erwähnt wie das erreicht werden kann.

    Asana Aufgabe Ziel
    Klare Definition: Was soll erreicht werden?

  5. Weitere Sektionen
  6. Unter weitere Informationen sollten alle Details, Ursachen, Lösungsvorschläge und Hinweise aufgelistet werden, um den Kontext und Hintergrund der Aufgabe verständlich zu machen. Hier können beispielsweise Hinweise aufgelistet werden, die detaillierte Hintergrundinformationen zur Problemstellung geben. Diese Informationen sollten so klar und verständlich sein, damit jemand der nicht im Thema ist und die Beschreibung zum ersten Mal liest, trotzdem weiß, was gemacht werden soll.

    Außerdem können hier bereits durchgeführte Schritte oder getestet Lösungen, die nicht zum Erfolge geführt haben, beschrieben werden.

    Zum Beispiel Links, Screenshots oder mögliche Lösungsvorschläge.
    Falls die Person, die die Aufgabe stellt, bereits einen Lösungsweg kennt, kann dieser unter Vorgehensweise schrittweise dargestellt werden.

    Asana-Aufgabe-Beschreibung
    Hinweise und Hintergrundinformationen.

Aufgabenbeschreibung – Cheat Sheet

Ich hoffe diese Anleitung hilft euch bei der Erstellung von Aufgaben. Wenn die Aufgaben so beschrieben wurde, ist die Wahrscheinlichkeit für eine schnelle und gute Umsetzung sehr hoch. Außerdem wird es deutlich weniger Rückfragen geben, die sonst den Prozess verlangsamen würden.

Hier gibt es alle Tipps noch einmal zusammengefasst:
Aufgabenbeschreibung – Cheat Sheet – deutsch

Problem

  • Das eigentliche Problem. Kein Effekt. Nur das Problem.
  • Ein weiteres Problem. Klar abgegrenzt. Nicht additiv zum vorigen.

Ziel

  • Das eigentliche Ziel. Keine Details. Nur das Ziel.
  • Ein weiteres Ziel, passend zum Problem oben. Klar abgegrenzt. Nicht additiv zum vorigen Ziel.

Details

  • Ein Detail zum Problem. Klar formuliert in direkter Sprache. Stichwortartig, keine Füllwörter. Blumige Sprache vermeiden, aber vollständige Sätze bilden.
  • Ein weiteres Detail. Klar abgegrenzt zum vorigen. Keine Wiederholung.
  • Noch ein Detail. Nicht mit Problemen verwechseln.
  • Und noch ein Detail. Jeder Listenpunkt ist in sich abgeschlossen.

Vorschlag / Vorgehensweise / Umgehungslösung

  1. Erster Schritt.
  2. Zweiter Schritt.
  3. Dritter Schritt.

Hinweise

  • Jeder Listenpunkt ist ein separater, wichtiger Hinweis.
  • Hinweise werden nur hier erwähnt, nicht in Details oder anderswo.
  • Hinweise klären über verwandte Themen auf.

Beispiel

  • Hier ist alles erlaubt; typisch sind jedoch URLs & Screenshots.

Immer Listenpunkte verwenden, selbst wenn es nur einen gibt.
Wortreiche Sätze vermeiden. Denn andere müssen das alles lesen.

Alle Sektionen sind optional, außer Problem und Ziel. Die sind immer erforderlich, denn sie stellen den Kontext und Schwerpunkt. Nichts außer dem Problem wird gelöst. Die Lösung muss dem Ziel entsprechen.

Diese Struktur zielte original auf Manager ab. Falls es mal schnell gehen muss, dann ist das Problem, das Ziel, sowie die vorgeschlagene Vorgehensweise ausreichend, um eine Entscheidung zu treffen. Details und alles andere sind für Menschen, die sich mit dem Thema näher auseinandersetzen.

Die Verwendung von Listenpunkten (selbst wenn es nur einen gibt) stellt sicher, dass alle Punkte immer klar separiert sind. Außerdem verbessern sie die Lesbarkeit.

Wie sieht eure perfekte Asana Aufgabe aus? Lasst gerne eure Kommentare und Erfahrungen hier. Oder schaut euch andere Themen an, die wir euch empfehlen.

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