Webwissen: Google Apps for Work – online im Team zusammenarbeiten

Worum geht es?

Wir arbeiten online im Team zusammen und zwar ohne eigene Infrastruktur. Google bietet für Unternehmen seit geraumer Zeit die Google Apps for Work an. Doch was ist das für ein Service und für wen ist er gedacht? Wir netzstrategen nutzten diese Dienste seit langem und wollen sie auch nicht mehr missen: Denn wir arbeiten täglich im Team und oft in Echtzeit mit unseren Kunden zusammen, dazu ist eine gemeinsame Infrastruktur unumgänglich. Emails, Termine und Dokumente in einem System zentral zu verwalten kann schnell unübersichtlich werden. Hier ist unser Erfahrungsbericht zu den Google Apps for Work nach über sechs Jahren.

Für wen ist der Service gedacht?

Grundsätzlich sind die Google Apps für jede Unternehmensgröße von Einzelunternehmen bis hin zu Großunternehmen attraktiv. Google kombiniert die Dienste in Form von Apps für den jeweiligen Anwendungsbereich und stellt diese Zentral in einem Konto zur Verfügung. Durch die zentrale Verwaltungsoberfläche kannst du den Service gut verwalten und an jede Änderung im Unternehmen anpassen. So kannst du z.B. das Hinzufügen von neuen Nutzern eben so schnell erledigen, wie das Sperren , wenn Sie dein Unternehmen verlassen.

Eine App für jede Aufgabe?

Gmail, Kalender und Drive sind die Kernanwendungen, die Google bereit stellt. Diese sind vielen Benutzern aus der privaten Anwendung bekannt, da sie auch Teil der kostenfreien privaten Gmail-Accounts sind. Es ist also sehr wahrscheinlich, dass eine Mitarbeiter die Oberflächen bereits kennen und du daher keine aufwändigen Schulungen zu organisieren brauchst.

Gmail bietet von Filtern und Sortierung bis hin zu Abwesenheitsbenachrichtigungen und Adressalias umfassende Einstellungsmöglichkeiten, die fast keine Wünsche offen lassen. Auch Vertretungseinstellungen für den Kollegen bei Urlaub oder für die Assistentin sind vorhanden und können die Struktur des Unternehmens abbilden.

Der Kalender ist als eigenständige App aufrufbar, ist aber auch mit Gmail funktional verknüpft, sodass Termine aus E-Mails im Kalender erscheinen bzw. direkt an den Kalender übergeben werden, wenn Du z.B. eine Einladung aus einer E-Mail akzeptierst. Hier kannst Du auch Teamkalender und Ressourcenkalender erstellen, verwalten und mit anderen gemeinsam nutzen. Beispielsweise ist die Buchung von Konferenzräumen ein beliebtes Anwendungsszenario in dem du mit den Google-Diensten bereits bei der Erstellung eines Termins sehen kannst welcher Raum verfügbar ist.

Millionen von Dokumenten? Kein Problem!

Mit dem Google Drive kannst du nicht nur die Dokumentenstruktur organisieren, sondern auch die Zugriffsteuerung jeder Zeit anpassen in dem du Lese- und Schreibrechte pro User festlegst. Bei der Gestaltung der Ordnerstruktur sind Dir keine Grenzen gesetzt. Somit kannst du die Struktur anhand deiner Arbeitsprozessen und deines Unternehmensbedarfs flexibel anpassen. Die Übernahme von vorhandenen Strukturen ist denkbar einfach durch zugänglichen Upload der bestehenden Dokumente, inklusive der vorhandenen Ordnerstruktur. Auch die Freigabe von Ordern und Dokumenten für externe Mitarbeiter bzw. Kunden ist möglich. Wir nutzten dies täglich, um mit unseren Kunden Dokumente zu teilen bzw. zu erarbeiten und zusammen Großes zu bewegen.
Dank Google Docs, Tabellen und Präsentationen hast Du immer alle Anwendungen mit dabei, egal ob Du auf dem Smartphone, Tablet oder an einem fremden Rechner arbeitest. Google speichert alle Änderungen automatisch, zudem wird ein Verlauf der Änderungen in jedem Dokument erstellt und du kannst dir die verschiedenen Versionen des Dokumentes anzeigen lassen.

Einmal angemeldet kannst Du zwischen den verschiedenen Anwendungen mit einem Klick hin und her wechseln, was Dir nicht nur Zeit spart, sondern auch eine flexible Arbeitsweise ermöglicht.

Kein Netz, keine Arbeit?

Google bietet dir verschiedene Möglichkeiten für die Offline-Arbeit an, zum einen kannst du alle oder auch ausgewählte Dateien mit der Google Drive App mit deinem Gerät synchronisieren. Somit kannst du auch offline arbeiten und die Änderungen werden bei der nächsten Gelegenheit hochgeladen. Auch wenn das Internet nur kurz ausfällt oder der Empfang im Zug unterbrochen wird, kannst du per Offlinemodus weiterarbeiten.

Alle Daten im Netz, was ist mit der Sicherheit?

Google lässt sich regelmäßig von unabhängigen Prüfern kontrollieren und stellt die Berichte sogar öffentlich aus. Somit brauchst du dir keine Sorgen um deine Daten zu machen. Mehr zum Thema Sicherheit findest du auf der offiziellen Support-Seite des Unternehmens. Um deine Daten noch besser zu schützen kannst du die Zwei-Wege-Authentifizierung für dich und dein Unternehmen aktivieren. Dieses Verfahren sichert dein Google Konto über dein Smartphone ab, sodass eine Anmeldung an einem unbekannten Gerät nur in Kombination mit Codes, die an dein mobiles Endgerät gesendet werden, möglich ist.

Als Unternehmer unterliegst Du in Deutschland den Datenschutzbestimmungen. Hierzu gehört unter anderem die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen. Google bietet dir dazu den entsprechenden Archivierungsdienst namens Google Vault an.

Administration leicht gemacht

In der Administrations-Oberfläche kannst du für dein Unternehmen alle Einstellungen zentral verwalten. Dort hast du die Möglichkeit unternehmensweite Einschränkungen (Policies) zu setzten, sodass Du genau festlegen kannst, was ein Mitarbeiter kann und was nicht. Auch die Zuweisung von Rollen und die Erstellung von Hierarchien und Abteilungen kannst du mit wenigen Klicks erledigen und jederzeit an neue Gegebenheiten anpassen.
Google Admin Konsole

Google Apps in Zahlen

Abgerechnet wird pro Monat pro Benutzer. Hierbei gibt es im Moment zwei Varianten: Für vier Euro pro Benutzer im Monat erhältst du ein Konto mit allen Diensten und 30 GB Speicherplatz für Dokumente. Für acht Euro pro Nutzer pro Monat kannst du beliebig viel Speicherplatz nutzen und der Archivierungsdienst Google Vault steht dir ebenfalls zur Verfügung.

Im Vergleich zu den Kosten einer eigenen Infrastruktur für diese Dienste kannst du also viel Geld sparen und Dank der monatlichen Kündigungsfrist bei den Lizenzen, kannst du auch kurzfristig Anpassungen vornehmen.

strategen Fazit

Google Apps for Work ist Teil unserer täglichen Arbeit und mit mehr als sechs Jahren Erfahrung in der Administration und Verwaltung unterstützen wir dich gerne. Aktuell bauen wir unsere netzstrategen Akademie auf, in der wir auch Kurse zu verschiedenen Google Diensten anbieten. Die Akademie ermöglicht es uns auch kleineren Unternehmen und Startups direkt das benötigte Wissen zu vermitteln. Einen ersten Eindruck kannst du dir in unserem Gratiskurs zur Einrichtung deines Google-Profils verschaffen.

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Gute 25 Jahre PC-Nutzung - von Anfang an mit Windows. Dann raucht im wahrsten Sinne des Wortes mein teures und gar nicht so altes Lenovo-Notebook ab. Und ich bestelle mir einfach ein Chromebook und bin schneller weg aus der Windows-Welt, als ich es für möglich gehalten hätte. Zwei Jahre ist das nun her - und ich habe zwischendurch immer wieder über meine Erfahrungen mit dem Chromebook berichtet.