Projektmanagement mit Asana – Tipps & Tricks

Nach Jira und Trello managen wir unsere Projekte ab sofort mit Asana. Warum wir den Wechsel wagen und wie wir Asana nutzen, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

In grauer Vorzeit haben wir unsere Projekte mit Jira geplant, durchgeführt und dokumentiert. Irgendwann wurde uns der Dino unter den PM-Tools zu kompliziert in Sachen Updates, Wartung und Pflege. Wir wollten ein Tool, das cooler und intuitiver zu bedienen ist – kurz: mehr Spaß für weniger Geld. Aber leider sind wir mit Trello, unserer damaligen Wahl, auch nicht so richtig warm & glücklich geworden. Einige Funktionen waren dann doch zu rudimentär oder überhaupt nicht vorhanden.

Also haben wir uns wieder auf die Suche nach einem Projektmanagement-Tool gemacht – mit folgenden Haupt-Wünschen und Anforderungen:

  • Webservice: Wir wollen nicht selber hosten.
  • App: Auch mobile wollen wir unsere Projekte managen können.
  • Git: Sinnvolle Verknüpfung mit Git für alle Projekten, bei denen programmiert wird.
  • Kunden: Zugang für Partner auf Kunden-Seite auf Projekt- oder Task-Basis
  • Agile: Projekt-Übergreifende Sprint- und Ressourcenplanung
  • Speed: Schnelles Anlegen von Tickets z.B. in Besprechungen
  • Intuitiv: einfach zu bedienen, Tastaturkürzel, kein manuelles Abspeichern
  • Follower: Beobachter auf ein Ticket setzen.
  • Doku: Saubere Dokumentation von Prozessen & Entscheidungen
  • Kosten: Humane Kosten auch bei größer werdendem Team.

Exakt 40 Projektmanagement-Tools standen auf unserer Liste. Rund die Hälfte ist aufgrund fehlender Funktionen direkt ausgeschieden, den Rest haben wir uns genauer angesehen.

Das Ergebnis:
Es gibt kein PM-Tool, das zu 100% zu uns passt.

Und trotzdem haben wir uns für ein Tool entschieden: Asana!
Es erfüllt zumindest einen Großteil unserer Anforderungen und die ersten Tests sehen vielversprechend aus.

Wie versprochen: Ein paar Tipps für die Arbeit mit Asana:

  • Navigation mit Shortcuts:
    Für die Navigation in der Oberfläche von Asana gibt es diverse Shortcuts. Asana unterstützt auch Copy & Paste – so kann zum Beispiel eine Liste aus einem Dokument direkt zu Aufgaben gemacht werden, indem man die Liste in Asana kopiert.
  • Text-Formatierung:
    Texte lassen sich schnell und einfach mit Tastaturkürzeln formatieren. Das schafft Ordnung und übersicht. Alle Asana-Tastaturkürzel findet ihr hier.
  • Chrome-Extension:
    Aus jeder beliebigen Website (und damit auch aus im Webmailer geöffneten E-Mails) lassen sich Tickets erstellen. Dazu erforderlich ist lediglich die Browser-Extension von Asana.
  • Sprint-Planung:
    Um Sprints zu planen nutzen wir einfach ein zusätzliches Projekt und die Tatsache, dass Tickets in Asana auch mehreren Projekten zugeordnet werden können.
  • Standard-Prozesse mit Sections:
    Bewerber durchlaufen bei uns immer den gleichen Prozess. Über die Sections lassen sich diese Prozesse abbilden – und wir können den Status aller Bewerber jederzeit einsehen. Die Einsatz-Möglichkeiten sind vielfältig!
  • Projekt-Vorlagen:
    Hat man ein Projekt mit Tasks angelegt, kann es jederzeit kopiert werden. So kann für wiederkehrende, sehr ähnliche Projekte schnell und einfach ein Gerüst angelegt werden. Beispiele bei uns: SEO-Analyse einer Website & oder das Konfigurieren von Google Analytics. Mit diesem Vorgehen sinkt das Risiko, Aufgaben zu übersehen – gleichzeitig sichert der standardisierte Prozess eine hohe Qualität bei maximaler Geschwindigkeit.
  • Suche:
    Die Suche ist ein mächtiges Feature in Asana, da ich hier recht komplexe Suchen zusammen stellen kann.Beispiel: Zeige alle Tickets, die noch nicht erledigt und Bearbeiter X zugewiesen sind sowie aus den Projekten A und B stammen. Häufig genutzte Suchen lassen sich mit dem Stern-Symbol speichern, so dass man sie immer wieder mit einem Klick ausführen kann.

Weitere praktische Funktionen von Asana im Schnelldurchlauf:

  • Wiederkehrende Aufgaben/Tickets
  • Labels zur einfacheren Kennzeichnung und Sortierung von Tickets
  • Stapelverarbeitung von Tickets, Mehrfach-Auswahl.
  • Erstellen von Unteraufgaben
  • Abstimmen für Tickets
  • Eckige Klammern in Tickets zur Zeit-Schätzung und Sprint-Planung
  • Login mit Google: Praktisch, da wir auf Google Apps for Work laufen

So verwenden wir Asana – die Schnell-Einführung mit den wichtigsten Funktionen:

Asana: was fehlt

Und was uns jetzt noch fehlt: Leider haben wir noch keine ganz einfache Lösung für unsere Zeiterfassung. Unser Traum wäre es, wenn wir im Projektmanagement-Tool die Zeiten erfassen und dann direkt in Billomat (unserem Tool zur Erstellung von Rechnungen) verarbeiten könnten. Das wird erschwert durch die Anforderung, dass wir auch Zeiten ohne Ticket erfassen können wollen. Wir werden in Sachen Zeiterfassung also weiterhin mit dem Berliner Toole mite arbeiten.

Was uns bei Asana ebenfalls noch fehlt:

  • Kurze, sprechende Ticket-URLs
  • Offline-Verfügbarkeit
  • Revisionen von Ticket-Beschreibungen
  • Abhängigkeiten zwischen Tickets

Habt ihr Erfahrungen mit Asana – und noch mehr Tipps? Oder Fragen zu Asana? Teilt eure Einschätzung gerne in den Kommentaren. Wir werden diesen Artikel ebenfalls immer wieder mal updaten und berichten, wie es uns mit unserer Wahl ergeht.

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