Wie trenne ich die E-Mail-Signatur richtig?

Drei Zeichen, die Kommunikation nachhaltig verbessern. Welche das sind, erklären wir in diesem Beitrag.

Eine E-Mail-Signatur wird durch drei Zeichen eingeleitet:

In Worten: Bindestrich, Bindestrich, Leerzeichen

Hierbei gilt: Nur diese drei Zeichen. Auf einer eigenen Zeile. Das hängende Leerzeichen ist erforderlich.

Was bringt das?

Die meisten E-Mail-Applikationen erkennen die Zeichenfolge. Die direkt nachfolgende E-Mail-Signatur wird beim Antworten nicht zitiert, sondern automatisch entfernt.

Oftmals ist die E-Mail-Signatur länger als die eigentliche Antwort selbst. Der Inhalt einer Diskussion lässt sich deutlich schneller erfassen, wenn die Nachrichten nicht durch störende Signaturen unterbrochen werden.

Zusätzlich wird in manchen Applikationen die E-Mail-Signatur immer grau dargestellt, um sie optisch vom Inhaltstext abzusetzen. Das passiert aber nur, wenn das korrekte Trennzeichen für die E-Mail-Signatur verwendet wurde.

Was ist der Unterschied?

Nur die jeweils letzte Signatur bleibt bestehen. Hier ein Beispiel:

Vorher Nachher
Das wollte ich Dir sagen.

Am 21.04.2015 um 08:02 schrieb Antwort Ende:

Was wolltest Du mir sagen?

Am 21.04.2015 um 08:01 schrieb Frag Ender:

Ich wollte Dir was sagen.

_____________
Veränderungen brauchen Strategien.

Antwort Ende
Dialog-Strategin

netzstrategen GmbH
Alter Schlachthof 47, 76131 Karlsruhe, Germany

Fon: +49 721 75 40 42-0
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Geschäftsführung: André Hellmann
HRB 708756 am Amtsgericht Mannheim
USt-ID: DE 269 866 112

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Frag Ender
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Das wollte ich Dir sagen.

Am 21.04.2015 um 08:02 schrieb Antwort Ende:

Was wolltest Du mir sagen?

Am 21.04.2015 um 08:01 schrieb Frag Ender:

Ich wollte Dir was sagen.

‐‐
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Wieso geht das?

Für das Trennzeichen gibt es zwar keinen offiziellen Standard. Aber die Zeichenfolge wird in dem relevanten Internet-Standard RFC 3676 für Text-Formatierung (bspw. in E-Mails) beiläufig definiert:

4.3. Usenet Signature Convention

There is a long-standing convention in Usenet news which also
commonly appears in Internet mail of using "‐‐ " as the separator
line between the body and the signature of a message.

6. ABNF

sig-sep = […] "‐‐" SP CRLF

Die meisten E-Mail-Applikationen respektieren diese Definition und erkennen deshalb eine E-Mail-Signatur durch die Zeichenfolge.

Wie richte ich das ein?

Ganz einfach:

  1. "‐‐ " auf einer eigenen Zeile vor der eigenen E-Mail-Signatur platzieren.
  2. Etwaige andere Trennzeichen (Unterstriche, Bindestriche, etc) im gleichen Zug entfernen.

Ab der nächsten Nachricht sollte die E-Mail-Signatur dann beim Antworten abgetrennt werden — sofern vom E-Mail-Programm unterstützt.

Sollte die eigene E-Mail-Applikation die Trennzeichen nicht unterstützen, ist es trotzdem empfehlenswert, sie zu verwenden. Denn möglicherweise werden sie vom E-Mail-Programm des Empfängers unterstützt.

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